Pasākuma mērogam ir izšķiroša nozīme pasākuma plānošanā un organizēšanā. Iepriekš lielākā daļa pasākumu plānotāju piekrita, ka mazām un vidējām programmām ir iespējams doties atsevišķi. Tomēr liela mēroga, sarežģīti notikumi bija pavisam cita bumbas spēle. Tomēr mūsdienu tehnoloģijas ir ieviesušas vairākus risinājumus, piemēram, pasākumu plānošanas programmatūru; šī platforma palīdz pasākumu plānotājam vienpersoniski pārvaldīt visu izmēru programmas. Tomēr, lai to izdarītu, ir jāīsteno dažas pamatnostādnes.
Ja plānojat uzņemt veiksmīgu programmu, ir ļoti svarīgi izveidot programmu plānošanas kontrolsarakstu. Izrakstiet detalizētu laika grafiku un izpildiet to līdz vēstulei.
Nosakiet iespējamos notikumu datumus:
Lemjot par sava pasākuma datumu, ir ieteicams apsvērt vairāk nekā dažus iespējamos datumus . Jūsu izvēlētā norises vieta var nebūt pieejama, ja jums ir tikai viens izvēlēts datums. Tādējādi datumu opcijas palīdz arī vietas izvēles procesā. Tomēr atcerieties, ka pasākums nav jārīko valsts svētku dienās, jo apmeklētāju skaits šajos datumos parasti ir diezgan zems.
Kad esat pabeidzis datuma opcijas, nekavējoties nosūtiet savam dalībnieku sarakstam e-pasta ziņojumu “Saglabāt datumus”. Ja esat iekļāvis pasākumu plānošanas programmatūru, šis darbs kļūst daudz ērtāks. Izmantojot e-pasta ziņojumapmaiņas programmu, pasākumu plānotājs var nosūtīt neierobežotu skaitu e-pasta ziņojumu potenciālajam notikumu reģistrētāju sarakstam. Šādā veidā var tikt nosūtīti arī turpmākie ziņojumi, atjauninājumi, paziņojumi un atbildes ziņojumi.
Sastādiet pasākuma budžetu:
Budžets ir vissvarīgākais elements visā pasākumu plānošanas biznesā. Mērķis ir noteikt stingras finansiālas robežas pasākuma plānotājam un viņa organizatoru komandai. Tam jābūt precīzam un detalizētam; ietver ieņēmumu prognozes, piemēram, sponsorēšanu un biļešu pārdošanu, kā arī darbības izmaksas, piemēram, drukāšanu, atrašanās vietu, pārtiku, piegādes, drošību. Noteikti vēlreiz pārbaudiet budžetu, izmantojot kontrolsarakstu, lai pārliecinātos, ka neesat palaidis garām budžeta plānošanu nevienam pasākuma aspektam.
Iepazīstieties ar tiešsaistes reģistrāciju:
Pasākumu reģistrācija ir galvenais pasākumu un pasākumu plānotāja ieņēmumu avots. Tāpēc ir obligāti jābūt vienkāršai, taču profesionālai reģistrācijas sistēmai. Šeit tiek izmantota arī pasākumu plānošanas programmatūra. Lietojumprogrammai ir iebūvētu veidņu sērija, kas palīdz pasākumu plānotājam integrēt nepieciešamo pasākuma saturu un attēlus un iegūt profesionāli izstrādātu dalībnieku reģistrācijas veidlapu.
Tiklīdz tā ir augšupielādēta pasākuma vietnē, tiešsaistes saite uz reģistrācijas veidlapu var tikt nosūtīta uz potenciālo dalībnieku sarakstu. Papildus tam pasākuma plānotājs var izmantot reģistrācijas platformu, lai apkopotu apmeklētāju datus turpmākām mārketinga aktivitātēm pēc pasākuma.
Mārketinga un veicināšanas pasākumi:
Gudram pasākuma organizatoram ir jāizstrādā dalībnieku saraksts gan pieejamiem, gan iespējamiem reģistrētājiem, lai viņu mārketinga aktivitātes un reklāmas kampaņas galvenokārt būtu vērstas uz paredzēto auditoriju. Jūsu pasākuma reklamēšana un publicitāte ir saistīta ar jaunu apmeklētāju piesaistīšanu un esošo dalībnieku atkārtotu aktivizēšanu. To var paveikt, izmantojot vairākus nesējus:
· Izņemiet stratēģiski izvietotus sludinājumus attiecīgajos jūsu nozares laikrakstos un žurnālos
· Uzaicina dalībniekus, kuri ir bijuši jūsu iepriekšējo pasākumu daļa
· Ievietojiet notikuma datumu un sludinājumus savā tīmekļa vietnē
· Novietojiet savu notikumu vietējo notikumu sarakstos, kalendāros un attiecīgos emuāros un katalogos
· Uzaiciniet medijus atspoguļot jūsu notikumu
· Mobilizējiet savu mērķauditoriju, izmantojot populāros sociālo mediju kanālus, izmantojot Social Media Connector, ko par papildu samaksu var iegādāties ar pasākumu plānošanas programmatūru
Paturiet prātā, ka publicitāte ir svarīga ne tikai pirms pasākuma, bet arī tā laikā un pēc tā.