Jebkuram uzņēmumam neatkarīgi no tā, vai organizējat pasākumus vai nē, ir ļoti svarīgi, lai visas jūsu aizmugures lietojumprogrammas nevainojami integrētos viena ar otru, nodrošinot racionalizētu, nevainojamu biznesa (un pasākumu) procesu. Pasākumu vadītājam ir svarīgi nodrošināt precīzus datus, taču ļoti svarīgi ir skatīt un analizēt šo informāciju no vienas vietas. Pasākuma programmatūras integrēšana ar jūsu CRM un finanšu paketi nozīmē, ka visi dati, kas attiecas uz delegātu apmeklējumu, maksājumiem un citām darbībām, tiek automātiski nosūtīti uz CRM sistēmu no pasākumu sistēmas, nodrošinot CRM vienmēr atjauninātu un pareizu. Savukārt nodrošinot, ka jūs samazinat ietekmi uz jūsu organizāciju un uzņēmuma tehnoloģisko infrastruktūru, taču joprojām nodrošina, ka delegātu mērķauditorija tiek atlasīta vienkārši un efektīvi.
Pareizā notikumu programmatūras risinājuma izvēle
Ja vēlaties iegādāties pasākumu vadības programmatūras risinājumu, jums ir jāizvēlas sistēma, kurai ir iespēja augt un pielāgoties jūsu organizācijai augot un attīstoties tehnoloģijām. Biznesa sistēmas, piemēram, CRM risinājumi, finanšu paketes un HR risinājumi, satur informāciju, kas būs jāatjaunina ar katru jūsu pārvaldīto notikumu. Klientu dati par jūsu CRM risinājumu būs jāatjaunina ar jaunākajām darbībām, finanšu sistēmai būs jāapstrādā visi maksājumi un personāla risinājumam būs jāatjaunina darbinieku uzskaite, ja pasākums ir saistīts ar darbinieku apmeklējumu.
Šī procesa automatizācija, integrējot to ar iekšējām aizmugures biroja sistēmām, palīdzēs novērst visas kļūdas un padarīs citu sistēmu atjaunināšanas procesu daudz efektīvāku. Efektīviem pasākumu programmatūras risinājumiem būs elastīga tehniskā arhitektūra, kas ļaus tiem integrēties ar visām jūsu esošajām un nākotnes sistēmām.
Integrācija Back Office lietojumprogrammās
Pasākuma plānošanai ir nepieciešama informācija no visām jūsu biznesa jomām, sākot no attiecīgo dalībnieku uzaicināšanas, līdz rezervācijai tiešsaistē un beidzot ar maksājuma saņemšanu; viss ir jāfiksē ne tikai pasākuma risinājumā, bet arī attiecīgajās iekšējās sistēmās. Integrējot pilnībā tīmeklī balstītu pasākumu programmatūru savās iekšējās biroja sistēmās, tas nodrošinās jums kritisku un atbilstošu statistiku par visiem pasākuma aspektiem, kas nozīmē, ka pasākumu organizatori var pieņemt labākus stratēģiskus un finanšu lēmumus, plānojot turpmākos pasākumus.
Daži nepārprotami ieguvumi pasākumu vadītājiem, ja viņi integrētu savu pasākumu vadības programmatūru un procesus ar iekšējo biznesa modeli un infrastruktūru, ir:
- Visus notikumu datus var atrast, skatīt un analizēt no vienas vietas
- Samaziniet administrēšanu, automatizējot daudzus notikumu procesus
- Tūlītēja piekļuve jaunākajai notikumu informācijai
- Pilnīga kontrole pār visiem jūsu pasākuma aspektiem
- Nodrošina, ka jums ir precīza, tīra un atjaunināta informācija par saviem delegātiem/klientiem
- Integrējas ar back office sistēmu, lai autentificētu izmaksas/atlaides/cenas utt., kā arī visus deleģētos datus
- Izveido visaptverošu notikumu CRM sistēmu
CRM
Integrējot iekšējo CRM ar notikumu programmatūru, jūs varat efektīvāk pārvaldīt klientu/deleģēto personu datus. Tas nozīmē, ka kontaktinformācija un uzņēmuma informācija, kā arī jūsu pasākumu rezervācijas un apmeklējumu ieraksti tiks kopīgoti starp abām sistēmām. CRM ļaus pasākumu rezervācijas un notikumu izmaiņas veikt tieši no saviem kontaktpersonu ierakstiem un ļaus CRM lietotājam pilnībā kontrolēt klientu notikumu mijiedarbību.
Finanses
Ja jums ir jāmaksā par savu pasākumu, finanšu pārvaldīšana aiz tā nav joks. Pasākumu risinājums, kas ir integrēts jūsu korporatīvo finanšu lietojumprogrammā, ļaus nemanāmi pārsūtīt maksājumu informāciju un informāciju starp abām sistēmām (un, ja nepieciešams, jūsu CRM risinājumā). Ar notikumiem saistītus rēķinus un kredītrēķinus var ģenerēt un nosūtīt vai nu pasākuma risinājumā, vai jūsu iekšējās finanšu lietojumprogrammā, nodrošinot netraucētu, nesāpīgu un drošu maksājumu ceļu jums un jūsu delegātiem.
Pasākumu vadītāju darba lomas kļūst arvien grūtākas un prasīgākas, jo viņiem ir jāžonglē ar daudziem uzdevumiem. Pasākumu vadītāji apzinās, ka, integrējot savu tīmekļa pasākumu programmatūru visās citās biznesa sistēmās, viņi var piekļūt kritiskai un atbilstošai statistikai par visiem pasākuma aspektiem, padarot viņiem daudz vieglāk pieņemt labākus stratēģiskus un finansiālus lēmumus. nākotnes notikumu plānošana.
Lai iegūtu papildinformāciju par pasākumu pārvaldības programmatūras risinājumiem, sazinieties ar evocos . Pagājušajā gadā vien evocos notikumu un delegātu pārvaldības programmatūras risinājums ir izveidojis vairāk nekā 7000 notikumu, pārvaldījis aptuveni 75 000 delegātu un pārņēmis 50 000 tiešsaistē.
Ietverot integrētus atskaišu un analīzes rīkus, kā arī sociālos medijus, e-pasta mārketingu, vietņu integrāciju, reģistrāciju, tiešsaistes maksājumus, emblēmu izgatavošanu, resursu pārvaldību un notikumu aptaujas, evocos ir viens no visaptverošākajiem notikumu pārvaldības programmatūras risinājumiem mūsdienu tirgū.
Evocos notikumu programmatūras komanda nodrošina, ka varat nemanāmi pārvaldīt savus pasākumus; gūstot milzīgus izmaksu un efektivitātes ieguvumus.