Viens no veidiem, kā samazināt budžeta samazinājumus, ir jūsu rīkoto pasākumu skaita samazināšana; tomēr vairāku iesaistīto notikumu procesu automatizācija ir proaktīvāks un efektīvāks veids, kā pārvaldīt budžeta samazinājumus. Lielākā daļa pasākumu rīkotāju gan vietējā pašvaldībā, gan komerciālo pasākumu tirgū vienkārši vēlas izdarīt vairāk par mazāku cenu, un tiešsaistes pasākumu programmatūras risinājuma ieviešana var palīdzēt viņiem to sasniegt, jo:
- Personāla izmaksu samazināšana, automatizējot procesus
- Bezpapīra biroja veicināšana, ieviešot pilnībā tīmekļa risinājumu
- Cieši uzraudzīt un pārvaldīt budžetu un izmaksas
- Ietaupot laiku, pateicoties integrācijai ar visām iekšējām biznesa lietojumprogrammām
- Neierobežotas lietotāja vietnes licences ieviešana, ko var izmantot vairākos pakalpojumos/disciplīnās
- Nodrošina vairākas izvietošanas iespējas ar zemām instalēšanas izmaksām
Pasākumu efektivitāte un IA
Pasākumu vadītāji gan komerciālajā tirgū, gan vietējās pašvaldībās var uzlabot savu pasākumu organizēšanas praksi, izmantojot pasākumu programmatūru. Tiešsaistes pasākumu risinājums pēc ieviešanas nodrošinās, ka jūsu organizācija pārņems paraugprakses pasākumu pārvaldības procesus, kontrolējot un pārvaldot šo darbību automatizāciju no vienas centrālās vietas. Īpaši pasākumu vadībai izstrādāta programmatūras risinājuma izmantošana ir izrādījusies milzīga izmaksu un laika ietaupījuma priekšrocība, pārvaldot šādas darbības:
- Vietņu integrācija
- Pasākumu mikrovietnes
- Tiešsaistes reģistrācija
- Pasākumu komunikācija
- E-ielūgums
- E-aptauja
- Žetonu izgatavošana
- Resursu pārvaldība
- Finanšu vadība
- Ceļojumu vadība
- Sapulču plānotājs
- Notikumu ziņošana un analīze
Pasākuma IA mērīšana tagad ir svarīgāka nekā jebkad agrāk, bet kā zināt, cik efektīvi ir jūsu pasākumi? Pasākumu programmatūras izmantošana ir efektīvs veids, kā palielināt efektivitāti, atgūt vairāk ieņēmumu jūsu uzņēmumam un uzturēt klientus. Aci pret aci pasākumu mārketings ir viens no vienkāršākajiem veidiem, kā noteikt, vai esat sasniedzis pasākuma mērķus, un to var vēl vairāk vienkāršot, ja jums ir pieejami nepieciešamie rīki, piemēram, tie, kas atrodami pasākumu programmatūras risinājumā.
Ir obligāti jāspēj kvantitatīvi noteikt rezultātus un atgriezenisko saiti pēc pasākuma un izmērīt izmaksas, piemēram, izmaksas uz vienu delegātu un pasākuma kopējo rentabilitāti; tādējādi ļaujot nodrošināt precīzu prognozēto pārdošanas prognozi jūsu uzņēmumam. Pasākumu pārvaldības sistēmas ļauj jums to izdarīt un apstrādās jūsu notikumu datus jūsu vietā, padarot novērtēšanas un ziņošanas procesu daudz vienkāršāku, mazāk laikietilpīgu un izmaksu ziņā efektīvāku.
Pašapkalpošanās tīmekļa portāls
Tātad jūsu budžets ir samazināts, bet kā jūs garantējat, ka jūsu pasākumi necieš šī samazinājuma dēļ? Viens no veidiem ir iemūžināt delegātu/pilsoņu ceļojumu tiešsaistē, izmantojot pašapkalpošanās tīmekļa portālu. Tas ne tikai parādīs, cik apņēmies nodrošināt, ka delegātu/pilsoņu ceļojums norisinās vienmērīgi, bet arī nodrošinās, ka jūsu informācija ir atjaunināta, tīra un precīza. .
Tiešsaistes pasākumu risinājuma ieviešana ar pilnībā funkcionējošu tīmekļa pašapkalpošanās portālu ļaus delegātiem jebkurā laikā piekļūt savai personiskajai informācijai no jebkuras vietas. Delegāti/pilsoņi var skatīt un rezervēt pasākumus, izmantojot portāla kategorijas, izmantojot visaptverošo meklēšanas mehānismu un notikumu kalendāru. Kad esat rezervējis notikumu, atgādinājumus, paziņojumus un atjauninājumus var viegli paziņot visām attiecīgajām pusēm. Izmantojot tiešsaistes, daudzpusīgu notikumu risinājumu, varēsiet pārvaldīt, pārraudzīt un kontrolēt visus pakalpojumus tiešsaistē, izmantojot pilnībā funkcionējošu pašapkalpošanās portālu. Portāls atdarinās jūsu esošo vietni, izmantojot jūsu īpašo zīmolu un domēna vietrāžus URL komerciāliem un valdības pakalpojumiem un visu veidu pasākumiem, piemēram,
- Semināri
- Semināri
- Konferences
- Iekšējās korporatīvās sanāksmes
- Apmācību kursi un
- Stimuli
- Reģistratūras tikšanās
- PRET reģistrāciju
- Velosipēds
- Āra aktivitātes
- Atteikumu savākšana
- Kaitēkļu kontrole
Pasākumu rezervēšanas portāls ir jūsu delegātu/pilsoņu tiešsaistes skats uz jūsu rīkotajiem pasākumiem/tikšanās reizēm, un tā ir vienīgā vieta, kur viņi var pārvaldīt savu pasākumu rezervācijas un tiešsaistes pasākumu profilu. Tiešsaistes visaptverošs pašapkalpošanās tīmekļa portāls ļaus pasākumu vadītājam būt labi organizētam, veikt vairākus uzdevumus un nodrošināt jūsu organizācijai skaidrus efektivitātes ieguvumus, piemēram, laika ietaupījumu, izmaksu ietaupījumu un uzlabotu pasākumu veiktspēju.
Vietējo iestāžu gadījumā tas ievērojami samazinās izmaksas, jo delegāti/pilsoņi var rezervēt tikšanās tikai atkarībā no noteiktiem kritērijiem. Izmantojot piemēru par reģistratūras vizītes rezervēšanu paziņojumiem par laulībām, kritēriji, kas nepieciešami, lai rezervētu šādu tikšanos, ir atkarīgi no daudziem variantiem. Pretendentiem ir jāatbild uz vairākiem jautājumiem, piemēram, vai tā ir civilā partnerība, pilsonība, dzīvesvietas valsts, apgabals, kurā viņi dzīvo, vecums, uzturēšanās laiks minētajā rajonā utt. Tiešsaistes pašapkalpošanās rezervēšanas portāls šādā gadījumā nodrošina saliedēts ceļojums pilsonim/delegātam, uzdodot viņiem šos nepieciešamos kvalifikācijas jautājumus, kas noved pie pēdējā posma, kas ļauj viņiem rezervēt tikšanos tiešsaistē (ja viņi atbilst noteiktajiem kritērijiem). Ja viņi nevar rezervēt tikšanos, jo netiek izpildītas prasības, tiek izskaidroti iemesli, kā arī darbības, lai palīdzētu viņiem nokļūt nākamajā procesa posmā. Šādā veidā nodrošinot pilsoņiem/deleģētiem iespēju rezervēt tikšanās tiešsaistē, tiek nodrošināts, ka reģistratūras laiks tiek izmantots efektīvi.
Komerciālu pasākumu organizēšanas gadījumā pašapkalpošanās portāla izmantošanai ir vairākas skaidras un noteiktas efektivitātes priekšrocības, sākot no tīriem un precīziem datiem līdz uzlabotai delegātu pārvaldībai. Pašapkalpošanās pasākumu portāls ļaus delegātam reģistrēties tiešsaistē – no rezervācijas brīža līdz samaksai, līdz reģistrācijai dienā; nodrošinot, ka delegātu brauciens ir ātrs, nesāpīgs un bez kļūdām. Pasākumi, kuriem ir zema efektivitāte, ir pasākumi, kas ir slikti organizēti un pārvaldīti un atstās delegātiem nepietiekamu pieredzi, kā rezultātā samazināsies delegātu apmeklējums turpmākajos pasākumos.
Pasākumu pārvaldības programmatūra var palīdzēt pasākumu vadītājiem plānot veiksmīgākus pasākumus ar lielāku efektivitātes līmeni. Taču ieguvumi ir ne tikai pasākumu vadītājiem — delegāti/pilsoņi var gūt labumu no elastīgākas un atbilstošākas komunikācijas, mazāk kļūdu un uzlabotas pasākumu pieredzes. Tā kā pasākumu organizēšanas nozari ietekmē pieaugošās izmaksas, samazināts budžets un mazāks delegātu apmeklējums, ir ļoti svarīgi, lai uzņēmumi, kas organizē pasākumus, būtu pēc iespējas efektīvāki un pastāvīgi atrastu veidus, kā uzlabot pasākumu procesus. Uzņēmumi, kas efektīvi risina efektivitātes problēmas un izmanto tehnoloģijas, nodrošinās to pasākumu veiksmīgu norisi tagad un nākotnē.