Pēc finanšu krīzes daudzi uzņēmumi un sponsori ir atgriezušies starptautisko pasākumu apritē ar jaunu entuziasmu, par ko liecina pieaugošais apjoms, kā arī pilnīgi jaunas paaudzes piedāvājumi no nozares pakalpojumu sniedzējiem. Tomēr, neraugoties uz daudziem iekšējiem, nobriedušiem riska pārvaldības procesiem, lielākā daļa starptautisko notikumu joprojām rada Ahileja papēdi, kad runa ir par darba braucienu veselību, drošību un drošību.
Neskatoties uz to, ka pasākums var notikt ārpus telpām vai ārpus ierastās darba vietas, tas joprojām neatbrīvo uzņēmumu no ierastā pienākuma rūpēties vai darba drošības un veselības aizsardzības pienākumiem.
Runājot par starptautiskiem korporatīviem pasākumiem, sanāksmēm, stimuliem, konferencēm un sapulcēm, šeit ir tas, kas jāzina ikvienam plānotājam, lai nodrošinātu veiksmīgu, drošu un drošu pasākumu. Šajā rakstā jūs uzzināsit svarīgākos drošības un drošības plānošanas padomus, sākot ar atrašanās vietu, aktivitātēm, ārkārtas situāciju plānošanu, uzraudzību un saziņu. Līdz šī raksta beigām jūs iegūsit ātrus novērtēšanas kritērijus un konsekventu, drošu pieeju, lai nodrošinātu visu jūsu starptautisko korporatīvo pasākumu nevainojamu norisi un novērstu lielāko daļu negadījumu, no kuriem iespējams izvairīties, kas sabojā citādi lieliskas tikšanās un korporatīvos pasākumus.
Vietas izvēle
Pārāk daudz plānotāju dodas uz ideālu vietu un pēc tam mēģina visus risinājumus un plānošanas risinājumus piespiest šim ideālajam galamērķim. Labākajai vietai ir jāatbilst prasībām, lai visām plānotajām aktivitātēm būtu patīkama, veiksmīga un funkcionāla vieta, kā arī jānodrošina visas atbalsta vajadzības, piemēram, ikdienas medicīniskā aprūpe, uzticams transports, drošas vietas un droša vide. Jebkura vieta, kas neatbilst šiem sākotnējiem kritērijiem, tikai pastiprinās ārkārtas situāciju un, iespējams, radīs lielāku kopējo risku visiem iesaistītajiem.
Lai gan sākotnējā vieta ir svarīga, tikpat svarīgi ir novērtēt visas pasākumam nepieciešamās aktivitātes un noteikt visas sociālās aktivitātes, kas notiks saistībā ar pasākumu.
Starptautiskie korporatīvie pasākumi
Koncentrēta darbība
Korporatīvās tikšanās, stimuli, konferences un pasākumi var būt ļoti aktīvas situācijas, kurās ierodas un aiziet daudz cilvēku, kā arī informācijas apmaiņas un baudīšanas iespējas. Tāpēc visas ierosinātās un iespējamās aktivitātes ir jāapsver un jāiekļauj galīgajā plānā. Tajā jāiekļauj viss, sākot no ierašanās un uzņemšanas; reģistrēšanās, konferenču pasākumi, tīklošanās, sociālā/izklaide, apskates vietas, sauszemes transports, iepirkšanās, iekšējie ceļojumi un izbraukšanas pakalpojumi.
Ir ļoti svarīgi, lai izvēlētajā vietā tiktu ņemtas vērā visas pieejamās aktivitātes, nevis tikai tās, kas paredzētas oficiālajā programmā, jo dalībnieki vai pavadošie partneri/ģimenes vienmēr meklē alternatīvas iespējas ar lielu ārkārtas situāciju iespējamību ārpus tradicionālajiem plāniem.
Bieži aizmirstais elements ir paralēli vai vienlaicīgi notikumi un darbības. Jāņem vērā arī citas uzņēmuma funkcijas, valsts svētku dienas, klimata pārmaiņas, reliģiskie svētki un pat uzņēmuma iekšējie pasākumi, piemēram, produktu izlaišana vai paziņojumi presei, un tas, kā tie ietekmēs pasākuma norisi kopā ar jebkādiem mainītiem draudiem vai ārkārtas plānošanas problēmām.
Tikai pēc tam, kad ir identificētas un izplānotas visas notikuma iekšējās un ārējās darbības, varat pāriet uz ārkārtas situāciju pārvaldības un plānošanas posmu.
Vispirms ārkārtas plānošana
Tas var šķist pretintuitīvs, taču, pēc manas pieredzes, tā ir daudz labāka pieeja. Izmantojot noteiktu atrašanās vietu un aktivitāšu sarakstu, tagad varat sākt veidot plašas un detalizētas ārkārtas situāciju plānošanas sesijas. Iemesls, kāpēc šī pieeja ir labāka, ir tas, ka jūs nevēlaties atklāt jomas, kurās nepieciešami nelieli vai lieli ārstēšanas risinājumi budžeta, veicināšanas un pārvaldības vai apstiprināšanas ciklu beigās. Piemēram, ja atklājat, ka nedēļas nogalē vietējie medicīniskie dienesti ir regulāri pārslogoti tūristu aktivitāšu maksimuma dēļ jūsu izvēlētajā vietā, jums ir vai nu jāpārskata šī atrašanās vieta kā pieņemama iespēja, vai arī jāiekļauj medicīniskais atbalsts uz vietas kā daļa no sava budžeta un riska mazināšanas risinājums.
Ja vispirms ir izveidots ārkārtas atbalsta plāns, gandrīz visas jūsu ikdienas rūpes un apsvērumi tiks detalizēti aprakstīti, lai pabeigtu. Telpas, transports, uzraugi, sakari, medicīnas, apsardzes, pakalpojumu sniedzēji un daudz kas cits plānošanas posmā tiks apsvērts un piešķirts par prioritāti, un tagad plānošanas komanda gaida iepirkumu un apstiprinājumu daudz sakārtotākā secībā. Šie pakalpojumi un prasības ārkārtas situācijā gandrīz vienmēr ir ikdienas un ikdienas prasības, un gan izmaksu efektivitāti, gan plānošanas laiku var ievērojami samazināt.
Neviens plāns vai pieņēmumi nekad nav simtprocentīgi precīzi; tāpēc, lai nodrošinātu panākumus, ir obligāta arī nepārtrauktas uzraudzības un pārskatīšanas sistēma.
Turpināta uzraudzība
Pārmaiņas ir neizbēgamas, it īpaši, ja jūsu pasākums tika plānots un plānots nedēļas vai mēnešus iepriekš. Tāpēc ir nepieciešama uzticama un efektīva sistēma, lai identificētu un pārvaldītu izmaiņas atbilstoši prioritātei, ko pieprasa mainītais rezultāts.
Īpašas sistēmas un resursi, kas bieži vien jau ir daļa no kopējās pasākumu administrēšanas, ir jāizmanto, lai atbalstītu neizbēgamās pārmaiņu pārvaldības problēmas. Laiks, resursi, laikapstākļi, personāls un pakalpojumi, visticamāk, kaut kādā veidā mainīsies pirms jūsu ideālā plāna vai tā laikā. Ir jābūt skaidri definētām informācijas prasībām, saziņas līnijām, atbildes prioritāšu noteikšanai un turpmākajām procedūrām, un par tām ir jāinformē personas, kuras ietekmē vai ietekmē procesu. Tas būtu jāatbalsta ar atbilstošu transportlīdzekli, kurā kopīgot informāciju, piemēram, e-pastu, SMS, radio, emuārus, ziņojumu dēļus un tā tālāk.
Jo vairāk informācijas jūs savācat, jo vairāk jums ir jāapstrādā, bet jo labāk būsiet informēts, pieņemot ikdienas un ārkārtas lēmumus.
Informācija, informācija un vairāk informācijas
Plānojiet iegūt un piekļūt pēc iespējas vairāk informācijas, vadot veiksmīgus korporatīvos pasākumus. Pārāk maz plānotāju un pasākumu vadītāju novērtē vai veiksmīgi uztver un apstrādā rutīnas informāciju, kas varētu ievērojami uzlabot pasākuma efektivitāti un produktivitāti, bet arī izrādīties izšķiroša ārkārtas situācijās.
Jau iepriekš apsveriet, kā uzglabāt informāciju un tai piekļūt. Pareizajai informācijai ir jābūt pieejamai pēc iespējas vienkāršākā veidā tiem, kam tā ir vajadzīga, un visa ieguldījuma koordinācijai un novērtēšanai ir jāturpina. Lidojumu grafiki, plašsaziņas līdzekļu pasākumi, ēdienreizes, kontakttālruņi, dienaskārtības, laikapstākļu aktivitātes, avārijas dienesti, atbalsta resursi, iespējas, reakcijas laiki, sagatavošanās laiks, izmaksas, zināšanas un visas citas prasības ir iepriekš jāsagatavo, jāuztver un jāpārvalda visa pasākuma laikā. . Visai šai informācijai nevajadzētu izzust līdz ar notikuma noslēgumu, bet gan jāsniedz veidne turpmākajiem notikumiem un pat atgriešanās iespējas ikdienas un neparastas uzņēmējdarbības veikšanai.
Ar visu šo sagatavošanos ir gandrīz noziedzīgi, ka pārāk maz ir pietiekami iepriekš sagatavojuši savus apmeklētājus ar sagatavošanos pirms ierašanās.
Sagatavošanās pirms ierašanās lielākai korporatīvo pasākumu drošībai
Ar visu sagatavošanās un informēšanas darbību līdz šim brīdim paliek neloģiski, kāpēc tik daudz no tā netiek dalīts ar apmeklētājiem un plānotājiem. Centralizēts zināšanu kopums, kurā var iegūt elementus, lai nodrošinātu un sagatavotu dalībniekus, nav ne grūts, ne iecietīgs.
Grupas ceļveži, informācija un galvenie atjauninājumi pirms ierašanās ir jāpiegādā “lasāmā” vai “sagremotajā” formātā visiem tiem, kas varētu apmeklēt pasākumu un atbalstīt to. Šis kanāls un fokusa grupa ir regulāri jāatjaunina ar svarīgākajiem punktiem regulāri līdz pasākuma beigām.
Koncentrētāki demogrāfiskie dati, piemēram, organizatori, atbalstītāji, ģimenes, tehniskais personāls, alternatīvu valodu grupas, vīrieši, pirmo reizi ceļojošie/apmeklētāji, sievietes un jauktas nacionālās vai kultūras grupas, būtu jāizolē un jāsazinās ar konkrētāku un atbilstošāku saturu. Tas nav tikai vispārīgs “labumu maisiņš”, kas, šķiet, dominē daudzos šajos pasākumos un kuru lielākā daļa apmeklētāju reti izlasa vai patur. Būtu jāņem vērā un jāiesaista arī jebkura turpmāka segmentācija, piemēram, ar uztura ierobežojumiem, medicīniskiem stāvokļiem un tā tālāk. Pasākumu nodrošinātāji un piegādātāji varētu daudz mācīties, lai atšķirtos no vispārējā tirgus, nodrošinot to kā daļu no piesaistes un piegādes piedāvājuma. Par visu nav jābūt atbildīgajam uzņēmumam, bet to var viegli nodrošināt uzņemošā iestāde/vienība. Neaizmirstiet, ka šī ir divvirzienu iela ar daudzām sociālo mediju platformām, kas ir pieejamas ātrai un plašai izplatīšanai, ja apmeklētāji vēlas dalīties savā viedoklī, neapmierinātībā vai pat krīzes laikā. Tāpēc ir vēlama arī kanālu uzraudzība.
Jābūt pieejamiem regulāriem un pastāvīgiem atjauninājumiem, kurus vajadzības gadījumā var viegli mainīt, iekļaujot prioritārās/ārkārtas informācijas atjauninājumus. Jebkuras komunikācijas platformas iepriekšēja izstrāde un regulāra izmantošana tikai veicinās pasākuma panākumus un iesaisti.
Komunikācijas korporatīvo pasākumu drošībai
Pasākumu plānotājus un vadītājus gandrīz izlutina izvēle ar dažādiem saziņas līdzekļiem un līdzekļiem. Ziņojuma konsolidācija un konsekvence ir izaicinājums, kā arī satura un saņēmēja segmentācijas nodrošināšana. Facebook, YouTube, SMS, e-pasts, emuāri, tīmekļa vietnes un daudzas citas sociālo mediju platformas ir dzīvotspējīgi līdzekļi abpusējai saziņai. Plānotājiem jau savā ārkārtas situāciju plānošanā ir jābūt identificētiem, kādas vietējās iespējas, ierobežojumi vai nianses ir dominējošās un kuras ir vislabākās vai uzticamākās uzdevumam.
Regulāra un patīkama saziņa nekad nav apgrūtinājums, taču bieža, neatbilstoša saziņa apdraud ārkārtas saziņu, jo lietotāji, iespējams, jau ir atteikuši vai bloķējuši konkrētus kanālus ļaunprātīgas izmantošanas dēļ. Tas arī jāsadarbojas ar visiem pasākuma aspektiem un plānotājiem.
Tāpat kā visi iepriekš minētie elementi, šīs sistēmas nedarbojas pašas par sevi. Viņiem ir nepieciešama uzraudzība un pastāvīga pārvaldība visa pasākuma dzīves cikla laikā, un tos nedrīkst izslēgt vai izslēgt, kamēr pasākums nav oficiāli pabeigts un visi aprūpējamie apmeklētāji ir droši ceļā atpakaļ uz savu izcelsmi.
Turpinājums vadība
Svarīgi ir nevis plāni, bet gan plānošana. Nepārtraukta pārvaldība un uzraudzība ir tuvu otrajam. Visiem pasākumiem, vietām un aktivitātēm ir nepieciešama aprūpe un vadība, lai nodrošinātu, ka tās norit tik tuvu, cik var saprātīgi plānot.
Nepārtraukta vadība ir komandas pasākums, un tas nav atkarīgs tikai no viena vai diviem indivīdiem. Pēctecības plānošana un darbinieku atlaišana bija jāidentificē ārkārtas situāciju plānošanas posmā, lai novērstu ievainojamību, kas rodas, ja viens vai divi galvenie cilvēki nav pieejami īslaicīgi vai ilgstoši.
Katrs posms, darbība un pat notikums ir jāpārskata un jāanalizē, lai atrastu iespējas uzlabot procesu vai identificēt neievērotos aspektus.
Secinājums
Runājot par starptautiskiem korporatīvajiem pasākumiem, sanāksmēm, stimuliem, konferencēm un sapulcēm, šie ir galvenie veselības, drošības un drošības punkti, kas jāzina ikvienam plānotājam, lai nodrošinātu veiksmīgu, drošu un drošu pasākumu. Tagad jums ir vissvarīgākie drošības un drošības plānošanas padomi, sākot ar atrašanās vietu, aktivitātēm, ārkārtas situāciju plānošanu, uzraudzību un saziņu. Izmantojiet to kā atsauci un kontrolsarakstu, lai nodrošinātu, ka jums ir vērtēšanas kritēriji un konsekventa, droša pieeja, lai nodrošinātu, ka visi jūsu starptautiskie korporatīvie pasākumi norit nevainojami un novērstu lielāko daļu negadījumu, no kuriem iespējams izvairīties, kas sagrauj citādi lieliskas pulcēšanās un korporatīvos pasākumus.